Tout comprendre sur Docuware

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Pour une entreprise, une bonne gestion des documents est un élément crucial. En effet, cela assure une productivité optimale. Pour cela, l’entreprise peut utiliser un logiciel de traitement de document. La question étant : « lequel ? ». Parmi les programmes à cet effet, il y a le Docuware.

Fonctionnement du logiciel

Ce logiciel est un système de GEID ou de Gestion Electronique d’Informations et de Documents de l’entreprise. Suivant des procédures internes strictes de contrôle, ce logiciel vous permet de traiter de manière automatique tout type de document issu de n’importe quelle source. Vous pouvez créer des indexations de plein texte pour classer et archiver l’ensemble de vos documents. Cette initiative assure un accès rapide et facilement pour les usages ultérieurs. Pour assurer la sécurité des documents, le logiciel est doté de fonction d’archivage qui permet de contrôler l’accès aux informations. Pouvant être enrichi avec des « Workflow intégrées », ce logiciel offre une meilleure gestion de contenu d’entreprise en se conformant aux exigences nécessaires pour satisfaire les besoins. Ce logiciel peut répondre parfaitement aux besoins d’un utilisateur, d’un service et d’une filiale (ou plusieurs).

Un logiciel « centre nerveux des données » de l’entreprise

Le logiciel Docuware permet d’archiver un grand nombre de documents y compris les versions manuscrites. En effet, les documents papier peuvent être capturés par scan et intégrer les versions numériques. Pour les documents électroniques présents dans vos anciennes archives, le logiciel les détecte automatiquement dans chaque dossier et les importe. Pour ce qui est des nouveaux documents à enregistrer, un module complémentaire s’occupe de les entreposer immédiatement dans l’archive centrale. Ce logiciel prend aussi en charge la correspondance en ligne, les mails et les pièces jointes sont stockés dans les archives de manières automatiques. Cela permet de simplifier et d’alléger les systèmes de messagerie électronique. Pour les documents de type commerciaux, le logiciel prévoit un stockage sous un format qui protège contre les modifications. Pour plus d’options, le logiciel est fourni avec un « kit développeur » qui permet d’intégrer toutes sortes d’applications.

L’accès aux archives centralisées

Les archives centrales doivent être accessibles facilement par tous les membres de l’entreprise. À cet effet, l’accès aux archives centralisées peut se faire à partir d’un PC connecté à intranet ou internet. La recherche se fait rapidement avec un classement ordonné par thématique. On peut également utiliser la recherche pleine texte si l’on connait déjà le nom du document. Les archives centralisées offrent un accès universel très apprécié par les entreprises. Il faut savoir que les CD, les DVD et les Juke-boxes sont pris en charge. L’entreprise peut disposer d’un archivage autonome intégré sur CD ou DVD et qui dispose d’un logiciel de recherche. Cette solution est idéale pour le stockage et l’archivage des informations sensibles destinées aux cadres de l’entreprise.

Bref, ce logiciel de GEID est la solution idéale pour gérer automatiquement les documents de l’entreprise. Il dispose de multiples fonctions d’archivage très intéressant. A savoir, la capture des documents papier et la prise en charge des mails. L’accès aux archives est très simple tout en étant bien ordonné. Ce logiciel convient autant pour une PME que pour une entreprise de grande envergure.

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