En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de calculer les différentes cotisations sociales, de les déclarer et de les payer aux organismes de recouvrement. Ces ressources servent à financer les prestations sociales de vos salariés.
Afin de s’assurer de la conformité et du bon respect des obligations légales, l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) réalise régulièrement une vérification. C’est le contrôle URSSAF. Il peut intervenir à tout moment et concerner toute entreprise. Vous venez de recevoir un avis de contrôle URSSAF ? Un inspecteur viendra dans vos locaux dans 15 jours. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à préparer sereinement la visite du représentant de l’URSSAF.
Réunir en amont tous les documents nécessaires au contrôle
Dès que vous recevez un avis de contrôle URSSAF, il est primordial de rassembler tous les documents et pièces que l’inspecteur est susceptible de demander. En général, l’URSSAF communique, dans l’avis, la liste des documents dont elle aura besoin. Toutefois, l’agent de recouvrement peut vous réclamer des éléments ou des informations supplémentaires au cours de la vérification. Pour éviter d’être pris de court, voici les documents à préparer :
∙ Documents sociaux : fiches de paie, contrats de travail, dossiers du personnel ;
∙ Déclarations sociales : Déclaration sociale nominative (DSN), Déclaration préalable à l’embauche, déclarations de régularisation annuelle, bordereaux de cotisations, avis de versement ;
∙ Pièces comptables : grands livres comptables, bilans comptables, factures ;
∙ Documents fiscaux : liasse fiscale, avis d’imposition ;
∙ Justificatifs de frais : carte grise des véhicules, frais de déplacement, frais de bouche ;
∙ Actes juridiques : statuts de la société, extrait Kbis, jugements de conseil de prud’hommes.
En les réunissant au préalable, vous pouvez les fournir rapidement lorsque le contrôleur URSSAF vous les demandera durant son intervention.
Repérer les points à risque
Lors de son intervention, l’inspecteur contrôle souvent en priorité :
∙ Les dispositifs d’exonération ou d’abattement de charges sociales : réduction Fillon, CICE (Crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi), contrat de génération, etc. ;
∙ Les contrats collectifs : complémentaire santé, prévoyance, retraite ;
∙ Les avantages en nature : chèques déjeuner, véhicule de société, chèques-vacances ;
∙ Les frais de déplacement : remboursements de frais, indemnités kilométriques.
Toutes ces pièces doivent être à disposition de l’inspecteur lors de la vérification. Également, assurez-vous d’avoir des réponses pertinentes à toutes les questions qu’il peut poser à propos de ces documents et de leurs contenus.
Faciliter l’accès de l’inspecteur au matériel informatique
Si votre système de comptabilité et de paie est informatisé, l’inspecteur effectue probablement les démarches en employant l’équipement informatique de votre société. Il convient donc de lui faciliter l’accès à votre matériel informatique. Afin de lui simplifier la tâche, mettez à sa disposition des interlocuteurs habilités qui l’accompagneront au cas où il souhaiterait effectuer quelques vérifications sur vos logiciels.
Sachez que vous avez le droit de refuser l’accès du contrôleur URSSAF à votre matériel informatique. Dans ce cas, il faut formaliser votre refus par écrit dans les 15 jours suivant la réception de l’avis de contrôle. Puis, vous devez prévoir une solution dématérialisée alternative, comme une clé USB renfermant tous les documents requis.
Notez toutefois que votre refus peut paraître suspect aux yeux de l’inspecteur. Il n’est donc pas conseillé de le laisser accéder à votre système informatique.
Bien organiser l’arrivée du contrôleur
Le jour de la première visite du contrôleur, soyez présent pour l’accueillir. Votre intervention n’est pas obligatoire durant le contrôle. Pourtant, le représentant de l’URSSAF a besoin d’avoir un interlocuteur qui va lui présenter l’organisation et les particularités de votre société. En tant que chef d’entreprise, vous êtes le mieux placé pour effectuer cette tâche. Cependant, vous pouvez la déléguer à une autre personne, comme le responsable du service comptable.
Pendant toute la durée du contrôle, montrez à l’inspecteur qu’il est le bienvenu dans votre société. Accueillez-le dans un espace de travail dédié, mettez-le dans de bonnes dispositions et faites en sorte qu’il se sente bien.
Se faire accompagner par un professionnel
Si vous souhaitez vous faire épauler lors de la préparation du contrôle URSSAF, vous pouvez contacter un expert-comptable Île-de-France. Familier à ce type de processus, ce professionnel connaît du bout des doigts tous les documents qu’il faut présenter. En effectuant un audit de pré-contrôle, il vous aidera à défendre efficacement certains points critiques. Il vérifie point par point le respect et la bonne application de la législation sociale afin de prévenir les erreurs.
Pour que le contrôle se passe le plus sereinement possible, vous pouvez aussi demander à ce spécialiste de vous assister durant l’intervention de l’inspecteur. Il est en mesure d’expliquer pourquoi une éventuelle erreur a été commise au cas où le contrôleur en détecterait une. Cela vous permet d’éviter certaines sanctions en les transformant, par exemple, en avertissement avec obligation de rétablir la situation dans un délai bien défini.